- L’attivita’ e l’organizzazione degli istituti di patronato sono rilevate attraverso la seguente documentazione:
a) appositi registri di apertura e di chiusura delle pratiche o tabulati meccanografici sostitutivi, da tenere presso le sedi provinciali e zonali, riportanti tutta l’attivita’ indicata nelle tabelle allegate al presente regolamento. Tali registri saranno convalidati all’atto del controllo ispettivo.
Nei tabulati meccanografici i nominativi degli assistiti devono risultare in ordine alfabetico;
b) tabelle di riepilogo annuale dei dati statistici relativi alle pratiche trattate in ciascuna provincia, che devono essere trasmesse al Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali da parte delle competenti Direzioni provinciali del lavoro, debitamente verificate e convalidate;
c) tabelle statistiche, con i dati relativi alla struttura organizzativa ed all’attivita’, compilate dagli istituti di patronato, da trasmettere direttamente al Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali, con espressa dichiarazione, sottoscritta dal legale rappresentante dell’istituto, in ordine all’esattezza e veridicita’ dei dati comunicati. - Le sedi delle amministrazioni erogatrici delle prestazioni devono inviare, annualmente, ai servizi ispezione delle Direzioni provinciali del lavoro ed alle sedi degli istituti di patronato competenti per territorio, gli elenchi nominativi e le tabelle contenenti le risultanze statistiche dalle medesime elaborate.
Gli elenchi ed i tabulati di cui al presente articolo costituiscono inoltre valido supporto di valutazione da parte dei predetti ispettorati in sede di verifica e convalida delle tabelle di cui al comma 1, lettera b). - Ciascuna sede degli istituti di patronato e’ tenuta a conservare, per cinque anni ed a presentare per i controlli, tutta la documentazione riguardante l’attivita’ svolta nonche’ gli appositi registri di apertura e chiusura delle pratiche o tabulati meccanografici sostitutivi e quanto utile ai fini della valutazione dell’efficienza e dell’assistenza prestata. La documentazione e’ conservata in modalita’ cartacea ovvero in modalita’ digitale secondo le disposizioni di cui all’articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e integrazioni.
